ระบบ ERPและระบบ SAP

 ระบบ ERP

     ERP   ย่อมาจาก  Enterprise  Resource  Planning  หมายถึง  การวางแผนทรัพยากรทางธุรกิจขององค์กรโดยรวม เพื่อให้เกิดการใช้ประโยชน์อย่างสูงสุดของทรัพยากรทางธุรกิจขององค์กร
         องค์กรธุรกิจประกอบกิจกรรมธุรกิจในการส่งมอบสินค้าหรือบริการให้แก่ลูกค้า  กิจกรรมดังกล่าวเป็นกิจกรรม  “สร้างมูลค่า”          ของทรัพยากรธุรกิจให้เกิดเป็นสินค้าหรือบริการและส่งมอบ “มูลค่า” นั้นให้แก่ลูกค้า โดยกระบวนการสร้างมูลค่าจะแบ่งออกเป็นส่วนๆ โดยแต่ละส่วนจะรับผิดชอบงานในส่วนของตน และมูลค่าสุดท้ายจะเกิดจากการประสานงานระหว่างแต่ละส่วนหรือแผนกย่อยๆ  ดังนั้นกิจกรรมที่สร้างมูลค่านั้น ประกอบด้วยการเชื่อมโยงของกิจกรรมของแผนกต่างๆ ในองค์กร  การเชื่อมโยงของบริษัทเพื่อให้เกิดมูลค่านี้ เรียกว่า “ห่วงโซ่ของมูลค่า (value  chain)”

• 
  
   ทำอย่างไรที่จะทำให้การนำ ERP มาใช้ให้ประสบความสำเร็จ
  
  
  1.  เข้าใจแนวคิดของ ERP และการนำ ERP มาใช้
                        สิ่งจำเป็นที่สุดก่อนการนำ ERP มาใช้คือ การที่ผู้บริหาร ผู้จัดการ ผู้ที่อยู่หน้างานทุกคนขององค์กร
       ที่วางแผนจะ นำ ERP มาใช้เข้าใจสาระสำคัญของแนวคิด ERP โดยเฉพาะสิ่งที่สำคัญคือ
  -  เข้าใจแนวคิดของ ERP   ว่าเป็นการสร้างมูลค่าเพิ่มแก่ลูกค้า การกระจายห่วงโซ่ของมูลค่าของกิจกรรม  สำหรับนำเสนอต่อลูกค้าในแนวนอน และทำการรวมระบบงานโดยไม่ยึดติดกับฝ่าย และโครงสร้างขององค์กรในปัจจุบัน เพื่อทำการปรับ ERP ให้เกิดประสิทธิผลสูงสุดขององค์กรโดยรวม
  -  เข้าใจว่าการนำ ERP มาใช้ จำเป็นต้องสร้างและฝังรากแนวคิดของ ERP อย่างมั่นคงในองค์กร  และการนำ ERP มาใช้ เป็นสิ่งที่ทำเพื่อปฏิรูปองค์กร ซึ่งต้องมีการพัฒนาระบบ ERP เพื่อเป็นฐานข้อมูลสนับสนุนรวมไว้ด้วย
  -  เข้าใจว่าการนำ ERP มาใช้ คือกิจกรรมปฏิรูปองค์กร ซึ่งได้แก่ การปฏิรูปการทำงาน การปฏิรูปการบริหารจัดการ การปฏิรูปวัฒนธรรมและวิถีขององค์กร การปฏิรูประบบสารสนเทศขององค์กร คือ  การนำ ERP มาใช้จริงๆ
    
  2. หลีกลี่ยงการนำมาใช้เพียงบางส่วน
                     การนำ ERP มาใช้เป็นการนำสิ่งที่รวมระบบงานมาใช้  ไม่ใช่เข้าใจว่าเป็นการนำ Stand Alone          Operation Application มาใช้  หรือ การนำมาใช้เพียงบางส่วนกับงานที่กำหนดเท่านั้น ดังนั้นจึงควร          หลีกเลี่ยงการนำมาใช้เพียงบางส่วน    รูปแบบต่อไปนี้แสดงรูปแบบการนำ ERP มาใช้ที่ประสบความสำเร็จ
       1.  การนำมาใช้แบบ big bang ตั้งแต่เริ่มต้น
                    ในการนำ ERP มาใช้   สิ่งที่ต้องการคือการกระจายห่วงโซ่ของมูลค่าของกิจกรรมในแนวนอน  โดยมีเป้าหมายเป็นงานทั้งหมดที่เกี่ยวข้อง หรือที่เรียกว่าการนำมาใช้แบบ big bang
  2.  การนำมาใช้แบบเฟส   
             ในกรณีที่ไม่สามารถนำมาใช้แบบ big bang ได้ เนื่องจากเงื่อนไขด้าน ความเสี่ยง ต้นทุน เวลา จะ    ใช้แนวทางขยายงานเป้าหมายออกไปทีละส่วนตามลำดับแบบ step by step  แม้จะเป็นการนำมาใช้     แบบเฟส อย่างน้อยที่สุดจะต้องรวมระบบงานที่เกี่ยวข้องกับงานหลักที่เป็นเป้าหมายให้ได้ เช่น การ     นำมาใช้โดยรวมระบบงานของวัสดุและบัญชี การนำมาใช้โดยการรวมระบบงานของการขยาย     ขอบเขตของการผลิตและวัสดุบัญชี ฯลฯ ถึงแม้จะใช้แนวทางแบบเฟส ก็ต้องวางแผนการขยายขอบเขตของการรวมระบบงานเอาไว้ล่วงหน้า และต้องดำเนินการรวมระบบงานในขอบเขตที่กว้างขวางโดยเร็วที่สุด
  3.  การนำมาใช้ที่รวมกับระบบบัญชี
            การรวมระบบงานกับระบบบัญชีเข้าด้วยกัน เพื่อทำให้สามารถวัดผลของการจัดการ ผลของการ  บริหารองค์กรแบบ real time ได้ เกิดเป็นการบริหารจัดการในรูปแบบที่ทำให้สามารถมองเห็นได้ ทำให้เกิดประสิทธิผลในการบริหารจัดการทำได้ง่าย  
  
  
         3.  ใช้วิธีการพัฒนาที่ใช้ business process model ซึ่งมีรายละเอียดคือ
  1. กำหนดแนวทางของการใช้ business process model 
     ควรตั้งเป็นแนวทางตั้งแต่ขั้นแรกของการพัฒนาให้มีการจัดทำ business process model  สำหรับ business scenario และ  business process  และทำ business scenario, business  process ให้อยู่ในรูปที่สามารถมองเห็นและเข้าใจได้ด้วยตา และกำหนดให้ใช้ business model   เป็นภาษากลางในการออกแบบ  business process พร้อมทั้งกำหนดการใช้เครื่องมือออกแบบ   business  process  ด้วย
  ปัจจุบันผู้จำหน่าย ERP package หันมาเริ่มใช้ business process model ในการนำเสนอ    business scenario และ business process ที่ ERP package มีให้เลือกใช้ด้วย
  2. ร่าง business scenario
           ร่าง business process scenario เป้าหมายโดยอ้างอิงกับ business scenario ที่ ERP            package นำเสนอ     ERP package บางตัวอาจมี business process model ของ business        scenario   ที่นำเสนอไว้ให้   ในขณะเดียวกัน ใช้เครื่องมือช่วยออกแบบ business process และ          จัดทำ business process model ที่แสดง business scenario ที่ร่างไว้
   3. prototyping ตาม business scenario
  กำหนด parameter ของ  ERP package ตาม business scenario ที่ร่างและทำ Prototyping
     4. ทดสอบและประเมิน business scenario
             ลองใช้งาน  ERP  package ที่ทำ prototyping ทดสอบและประเมินความเหมาะสมของ    Business         scenario ที่ร่าง
   5. ออกแบบ  business process   
           ใช้ผลของการทดสอบและการประเมิน business scenario ทำการเพิ่มเติม แก้ไข business scenario และทำการออกแบบ business process  โดยอ้างอิงกับ business process ที่   ERP package นำเสนอ     ERP package บาง package  อาจมี business process model ของ business process ที่นำเสนอไว้ให้ ซึ่งควรนำไปใช้อย่างมีประสิทธิผล ผลที่ได้คือการจัดทำ business process model  ที่แสดง business process ที่ออกแบบโดยใช้เครื่องมือออกแบบ    business process model ที่จัดทำขึ้นนี้จะเป็นเอกสารที่เป็นสินทรัพย์ของบริษัทที่สามารถใช้ได้อย่างมีประสิทธิผลในภายหลัง คือ ในขั้นตอนใช้งาน, การฝังรากอย่างมั่นคงและการพัฒนา ต่อยอด, การดูแลรักษา, การทำ version update, การพัฒนาต่อยอดระบบ ERP ฯลฯ
      6. prototyping ตาม business process   
  ทำการออกแบบ parameter ของ ERP package ตาม business process ที่ออกแบบ และทำ prototyping
      7. ทดสอบประเมินผล  business process   
              ลองใช้ ERP package ที่ทำ prototyping  ทดสอบและประเมิน business process ที่ออกแบบ
      8. ทำซ้ำ        
  ทำการแก้ไขและเพิ่มเติม business scenario    business process อีกครั้งจากผลการทดสอบและการประเมิน แล้วทำ prototyping อีก ซึ่งเป็นการทำซ้ำของวงจร การออกแบบ, prototyping, การทดสอบและการประเมิน     ในการแก้ไขปรับปรุงนั้น จะต้องทำทำการแก้ไขปรับปรุง business    process model ไปด้วย ตามปกติมักจะได้ผลสรุปหลังจากทำซ้ำ 2  หรือ 3 ครั้ง     กระบวนการทำซ้ำนี้จะทำให้ parameter ของ ERP package ถูกกำหนดและนิ่ง และแนวทางในการพัฒนาแบบ add on หรือการสร้างระบบภายนอกก็จะชัดเจน ในขณะเดียวกัน business scenario และ business process model เสร็จสมบูรณ์
  
  
  4. ใช้วิธีการพัฒนาที่ใช้ ประโยชน์ของ template
                      เมื่อนำ ERP มาใช้   การใช้ประโยชน์จาก template ทำให้สามารถกำหนด business scenario และ ออกแบบ business process ซึ่งเป็นขั้นตอนที่ยากที่สุดได้อย่างมีประสิทธิภาพ
•    5. เข้าใจความยากในการนำ ERP มาใช้และบริหารโครงการอย่างระมัดระวัง
                       เพื่อทำให้การนำ ERP มาใช้ประสบความสำเร็จ จะต้องคำนึงถึงความยากในการนำ ERP มาใช้    ตั้งแต่ต้น  และทำการบริหารโครงการการนำ ERP มาใช้อย่างระมัดระวัง การบริหารโครงการการนำ ERP มาใช้ในปัจจุบันยังพึ่งพาความสามารถส่วนบุคคลอยู่มาก จึงถือว่ายังขาดความสมบูรณ์และอยู่ในระดับความสำเร็จที่ต่ำ ทำให้โครงการการนำ ERP มาใช้ประสบความสำเร็จมีจำนวนจำกัด และไม่สามารถ    ตอบสนองต่อการขยายตัวในอนาคตได้ ดังนั้นการเพิ่มระดับความสมบูรณ์ของการบริหารโครงการที่เป็น   ระบบเพื่อให้ใคร ๆ สามารถทำสำเร็จได้จึงเป็นเรื่องสำคัญเร่งด่วน
  
  
     ·      สิ่งที่ต้องพิจารณาในการบริหารโครงการการนำ ERP มาใช้
          1.   ใช้ ERP package ที่เป็น black box 
                  การกำหนด business scenario ใหม่   การออกแบบ และการกำหนด business process ใหม่ให้สอดรับนั้นเป็นสิ่งจำเป็นจากการปฏิวัติการทำงาน การกำหนดเหล่านี้  ต้องใช้เครื่องมือ ERP package            ซึ่งถือว่าเป็น black box ในการทำงานซึ่งไม่ใช่เรื่องง่าย ดังนั้นจะต้องเอาชนะความยากลำบากนี้             ในขณะที่ทำการบริหารโครงการ
                          2. พัฒนาระบบสารสนเทศขนาดใหญ่  
               การนำ ERP มาใช้งานเป็นการพัฒนาระบบสารสนเทศขนาดใหญ่ที่ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศล่าสุด           โดยสิ่งที่ต้องทำคือ การใช้ software ขนาดใหญ่ที่เป็น black box  ที่เรียกว่า ERP package บน          platform ของ hardware, software ที่ใช้เทคโนโลยีล่าสุด ในการสร้างระบบที่มีประสิทธิภาพสูงตามที่           ต้องการ และจะต้องทำให้การทำงานมีเสถียรภาพในฐานะที่เป็นระบบสารสนเทศหลักขององค์กร   
                    3.  ใช้สภาพแวดล้อมสนับสนุนและใช้วิธีการบริหารโครงการใหม่   
         การนำ ERP มาใช้งานจำเป็นต้องใช้วิธีการบริหารโครงการแบบใหม่ที่ใช้เทคนิคทางวิศวกรรมและใช้ประโยชน์ของระบบสารสนเทศ สำหรับสนับสนุนการบริหารโครงการเข้าช่วย ซึ่งวิธีการบริหารโครงการแบบใหม่ จะทำการวางแผนโครงการโดยการวิเคราะห์ project process แบ่งสิ่งที่ต้องทำเป็นหน่วยการปฏิบัติงานย่อยอย่างละเอียด เท่าที่สามารถทำได้ล่วงหน้า (Work Breakdown Structure)             แต่ละหน่วยปฏิบัติการย่อย ต้องกำหนด ขั้นตอน, การจัดสรรทรัพยากร, การลงบัญชีต้นทุน ให้มีความชัดเจน
                       4. ใช้ประโยชน์ของเทคนิคการบริหารโครงการใหม่                   
                                    วิธีการบริหารโครงการแบบใหม่ จะทำการวางแผนโครงการโดยการวิเคราะห์ project process แบ่งสิ่งที่ต้องทำออกเป็นหน่วยปฏิบัติงานย่อยอย่างละเอียด เท่าที่สามารถทำได้ล่วงหน้า (Work Breakdown structure)  นอกจากนั้นสำหรับแต่ละหน่วยการปฏิบัติการย่อย ยังต้องทำให้ขั้นตอน, การจัดสรรทรัพยากร, กำหนดการลงบัญชีต้นทุน มีความชัดเจน โดยทั้งหมดนี้จะเป็นการกำหนดเกณฑ์ (base Line) ของโครงการ
                                   กราฟต่อไปนี้แสดงตัวอย่างการทำระยะเวลา และต้นทุนสะสมในรูปกราฟ โดยแสดงถึงเส้นเกณฑ์ในการดำเนินโครงการ  การใช้เทคนิคการบริหารโครงการใหม่ที่เรียกว่า EVMS (Earned Valued Management System) เป็นสิ่งจำเป็นเพื่อให้โครงการประสบความสำเร็จ โดยระบบนี้จะบอกให้รู้ถึงความก้าวหน้า และการลงบัญชีต้นทุนของทุกขั้นตอนการปฏิบัติการย่อย สามารถทำการ              Monitorโครงการ และคาดการณ์จุดที่จะไปถึงในขั้นสุดท้าย และสามารถประเมินความเสี่ยงโดย                     ติดตามดูความแตกต่างจากเกณฑ์ (base line) อยู่เสมอพร้อมๆ กับการดำเนินมาตรการป้องกันล่วงหน้าได้   
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  ระบบ SAP
  
  
  SAP คือโปรแกรมคอมพิวเตอร์ตัวหนึ่ง ที่ทำหน้าที่จัดการเกี่ยวกับทรัพยากรขององค์เพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุด ซึ่ง SAP จัดเป็น ERP ประเภทหนึ่งนั้นเอง การทำงานในปัจจุบันจะเป็น R/3 (ทำงานแบบ Client/Server) 
  โดยในส่วน Application ทั้งหมดของระบบ SAPนั้น ถูกพัฒนาขึ้นด้วยภาษา ABAP หรือ Advance Business Application Programming (ABAP/4 ซึ่งเป็นภาษาโปรแกรมในยุคที่ 4 หรือ 4GL เป็นคำที่เรียกใน SAP Release 3.0 ส่วนใน SAP Release 4.0 เป็นต้นไป จะเรียกว่า ABAP เนื่องจากมีการพัฒนาภาษาโปรแกรม ABAP เป็นแบบObject-Oriented มากขึ้น) ในส่วนของ Run Time หรือ Kernel ของระบบ SAP นั้นถูกพัฒนามาจากภาษา C/C++ ในส่วนของการ Implement ระบบ SAP นั้น จะมีการทำ Customization หรือ Configuration (จริงๆแล้วก็คือการกำหนดค่า Parameter ต่างๆ) ผ่านทาง Implementation Guide (IMG) เพื่อให้ระบบงาน SAP ทำงานได้กับองค์กรนั้นๆซึ่งก็คือ SAP เป็น ERP Software Package ที่มีการทำงานในส่วนของ Customization ในระบบ SAP ให้เข้ากับหน่วยงานนั้นๆได้
  
  โมดูลแอพพลิเคชันหลัก ๆ ในระบบ SAP มี อะไรบ้าง?
  
  1. FI Financial Accounting หรือโมดูลทางด้านบัญชีการเงิน
  2. CO Controlling หรือโมดูลทางด้านบัญชีจัดการหรือบัญชีบริหาร
  3. AM Fixed Assets Management หรือโมดูลทางด้านการจัดการสินทรัพย์ถาวร
  4. SD Sale & Distributions หรือโมดูลทางด้านขายและการกระจายสินค้า
  5. MM Material Management หรือโมดูลทางด้านการจัดการวัตถุดิบ
  6. PP Production Planning หรือโมดูลทางด้านการวางแผนการผลิต
  7. QM Quality Management หรือโมดูลทางด้านการจัดการด้านคุณภาพ
  8. PM Plant Maintenance หรือโมดูลทางด้านการซ่อมบำรุงโรงงาน
  9. HR Human Resource หรือโมดูลทางด้านการจัดการทรัพยากรบุคคล
  10. TR Treasury หรือโมดูลทางด้านการบริหารการเงิน
  11. WF Workflow หรือโมดูลทางด้าน Flow ของกระบวนการทำงาน
  ประวัติของ ประวัติของ SAP
  
  
  SAP ก่อตั้งที่ประเทศเยอรมันนี เมื่อปี 1972 (พ.ศ. 2515) สํานักงานใหญ่อยู่ที่ Walldorf, Germany
  
  โดยการรวมตัวกันของอดีตพนักงานบริษัท IBM และเจริญเติบโตจนกลายเป็นบริษัท software ที่ใหญ่เป็นอันดับ5ของโลก มีบริษัทที่มีการใช้ SAP มากกว่า 6,000 บริษัท ใช้มากกว่า 50 ประเทศ ใช้มากกว่า 9,000 site มีส่วนแบ่งในตลาด client/server software กว่า 31% มีผู้ใช้เพิ่ม 50% ต่อปี มียอดขาย SAP R/3 เพิ่มขึ้น 70% ต่อปี
  
  เป้าหมายธุรกิจในเริ่มแรก เน้นลูกค้าที่เป็นธุรกิจขนาดใหญ่ (Enterprise-scale) แต่ในปัจจุบันได้ขยายธุรกิจไปที่ลูกค้าขนาดเล็กและขนาดกลาง
  
  
  SAP มีการสร้างระบบงานทางด้าน Financial Accounting ที่เป็นลักษณะ Real-time และ Integrate Software
  ในปีต่อๆมา SAP ได้มีการพัฒนาระบบงานเพิ่มทางด้าน Material Management, Purchasing, Inventory Management และ Inventory Management และ Invoice Verification
  ในปี 1997 ได้เปลี่ยนมาใช้ชื่อบริษัทเป็น System, Anwendungen, Produkte in der Datenverarbeitung(System Applications, Products in data Processing)และได้ย้ายสำนักงานใหญ่ไปที่เมือง Walldorf
  จากนั้น SAPก็ได้พัฒนาระบบงานเพิ่มขึ้น เช่น Assets Accounting เป็นต้น
  ในปี 1978 SAP ได้เสนอระบบงานที่เป็น Enterprisewide Solution ที่ชื่อว่า SAP/R2 ซึ่งทำงานอยู่บนระบบ Mainframe พร้อมกับเพิ่มระบบงานทางด้าน Cost Accounting
  ในปี 1992 SAP ได้เสนอระบบงานที่ทำงานภายใต้ Environment ที่เป็น 3 Tier Clien/Server บนระบบ UNIX ที่ชื่อว่า SAP R/3
  ในปี พ.ศ. 2532 SAPได้ตั้งสํานักงานใหญ่ประจําภูมิภาคเอเชียและแปซิฟิกที่ประเทศสิงคโปร์ เพื่อเป็นการรองรับการขยายตัวทางธุรกิจในเอเซียใต้และประเทศย่านแปซิฟิก ต่อมาได้ขยายสาขาในภูมิภาคนี้ใน ออสเตรเลีย อินเดีย อินโดนิเซีย มาเลเซีย นิวซีแลนด์ ฟิลิปปินส์ และประเทศไทย
  กรกฎาคม พ.ศ. 2546 องค์การโทรศัพท์แห่งประเทศไทยได้เลือกใช้ mySAP Supplier Relationship Management (SRM) เพื่อมาช่วยในการจัดซื้อจัดจ้าง และก่อให้เกิด Supplier network ขึ้นมา โดยหวังว่าในที่สุดจะทําให้มีการจัดซื้อจัดจ้างที่รวดเร็วขึ้น และลดต้นทุนในการดําเนินธุรกิจได้ ซึ่งมีผลต่อ 10 บริษัทที่เป็นคู่ค้าขององค์การโทรศัพท์
  
  ลูกค้าที่สําคัญของ SAP ในภูมิภาคเอเชียและแปซิฟิกคือ Singtel, Tata Group of Companies, Siam Cement, Telom Asia, PT Astra, San Miguel, Uniliver, FAW-Volkswagen, Sony Computer Entertainment, 7-Eleven Stores, General Motors, Novartis
  ถึงแม้ว่าสหรัฐฯ จะได้ชื่อว่าเป็นดินแดนแห่งการประมวลผลข้อมูล แต่ SAP แห่งเยอรมนี กลับเป็นต้นตำรับโปรแกรมด้านการบัญชีทุกประเภท ซอฟต์แวร์ ERP (Enterprise Resource Planning) เป็นซอฟต์แวร์ที่เป็นที่นิยมและมีลูกค้าชั้นนำอย่าง โฟล์กสวาเกน, อีสต์แมน เคมิคอล, ไมโครซอฟท์ และบริษัทอีก 12,500 แห่ง เพื่อเชื่อมโยงทั้งด้านการเงิน ทรัพยากรมนุษย์ การผลิต การจัดจำหน่าย และส่วนสนับสนุนงานสำนักงาน ทั้งนี้ ยอดขายราว 80% มาจากนอกเยอรมนี
  
  SAP รุกเข้าสู่อินเทอร์เน็ต เสนอซอฟต์แวร์สำหรับงานทั้งในส่วน front office และส่วน back office รวมทั้งบริการให้เช่าหรือซื้อผ่าน mySAP.com ซึ่งดูแลธุรกรรมระหว่างลูกค้าของ SAP และคู่ค้า นอกจากนั้น SAP ยังพยายามไล่ให้ทันคู่แข่งด้วย การตั้งสำนักงานสาขาในสหรัฐฯ เพื่อสร้างตลาดออนไลน์สำหรับบริษัทขนาดใหญ่และซัปพลายเออร์ SAP แตกต่างจากบริษัทเยอรมนีทั่วไปอย่างมากในแง่ของการเป็นกิจการที่มีสำนึกแบบผู้ประกอบการ แต่รูปแบบการทำงานกลับไม่เคร่งครัด เห็นได้จากการที่พนักงานบริษัทเยอรมนีทั่วไปมักสวมสูทไปทำงาน แต่พนักงานของ SAP กลับสวมรองเท้าลำลอง และสามารถเลือกเวลาทำงานได้ แต่เนื่องจากตลาดแรงงานส่วนนี้มีการแข่งขันกันสูง SAP จึงต้องเสียมือดีให้กับบริษัทที่เป็นคู่แข่งจำนวนมากจน ในที่สุดจึงต้องเสนอให้ผลตอบแทนในรูปหุ้นแก่พนักงานแบบเดียวกับบริษัทอเมริกันอื่นๆ